¿Que son?, ¿Para que sirven?, ¿Como funcionan?
Existen varios despachos virtuales para los administradores de fincas. Algunos administradores desarrollan los suyos propios, aquí vamos a hablar de que son y para que sirven, basándonos en el más utilizado, ya que con este servício cuentan varios administradores, y como ejemplo tomaremos la página de GEAFI ya que la hemos diseñado nosotros, y por tanto la conocemos.
¿Que es un despacho virtual?
Un despacho virtual es un sitio en internet, que nos facilita la obtención de la documentación y algunos servícios, relativos a nuestra comunidad, que nos ofrece nuestro administrador, sin tener que desplazarnos a su despacho, a traves de una página web, y por el hecho de estar en internet, disponibles las 24 horas de día. El cual debe estar protegido mediante usuario y contraseña, e independizado por comunidades, y propietarios o alquilados.
Esta aplicación ofrece el servício en varios idiomas, Español, Catalan, Inglés, Frances y Alemán.
¿Que servícios me ofrece?
Los servícios que ofrece un despacho virtual, pueden variar según la plataforma que utilize nuestro administrador, la palataforma de la que hablamos aquí ofrece todos los que exponemos. Los servícios de que dispondremos se suelen dividir en tres grandes aspectos:
Consultar documentación
En este apartado podremos ver todo lo referente a las actas y a las convocatorias de las juntas, veremos la fecha en la que se publicó en el servício ese documento, así como descargarnos el documento a nuestro ordenador para tenerlo, reenviarlo por e-mail, o imprimirlo.
También podremos ver y descargarnos los estatutos vigentes en nuestra comunidad. Así como cualquier otra documentación que nuestro administrador considere que debe de colgar, se la hubiesemos solicitado por este canal o el mismo considere que debemos tener acceso a ella las 24 horas. Ahorrándonos el consiguiente gasto de papel, que repercute en el medio ambiente y en la reducción del gasto de fotocopias si no nos la hace llegar en papel.
Consultar nuestros recibos pendientes de pago, informes de ingresos y gastos relativos a nuestra escalera o comunidad.
En la pestaña de saldos, de este apartado podremos ver el detalle de las cuentas, así como el saldo inicial y el total a fecha de hoy.
En la pestaña de informes, podremos ver los informes de ingresos y gastos, así como la liquidación final del ejercício. También podremos descargarnos dichos informes a nuestro ordenador.
En la pestaña de recibos, podremos consultar los recibos que nuestro administrador ha emitido, podremos también acceder a ellos por mes y año.
En esta sección podremos consultar la situación de las averías de nuestra escalera, así como comunicar a nuestro administrador un aviso de una nueva avería. Así como ver un listado de todas las averías producidas, consultar cuando se produjo una determinada avería, o buscar por fecha para ver las que se produjeron en esa etapa.
También podemos encontrar secciones para cambiar la domiciliación de los recibos, bien pasar a domiciliar un recibo que abonamos al portero, o al administrador. O también cancelar una domiciación bancaria y pasar a abonar los recibos al portero, o administrador, según sean las características de nuestra comunidad.
La solicitud de certificados relativos a nuestra comunidad para la realización de trámites legales, indicándole si es de caracter normal, urgente, o muy urgente, así como si lo queremos por fax, e-mail, carta o concertar una cita para recogerlo.
Existe otro apartado de notificaciones, que puede ser utilizado para comunicar cualquier tipo de incidencia de tipo administrativo relativa a nuestra comunidad a nuestro administrador.
En otra sección de la que dispone este servício, tenemos una sección de noticias en el que el administrador puede colgar cualquier noticia que resulte interesante. Y un tablon de anúncios en el que puede poner, por ejemplo fichas sobre los proovedores de los distintos servícios, fontanería, electricidad, limpieza, automatísmos, ascensores, etc que esten trabajando en nuestra comunidad, o estén asociados al administrador.
Al ser un servício que nos da nuestro administrador, y ya que este puede tener desarrollado por si mismo este servício, o tenerlo contratado con una empresa como la que usa GEAFI, necesitamos un administrador que disponga del servicio de despacho virtual 24 horas, y suba la información a internet.
También deberemos solicitar a nuestro administrador un código para obtener posteriormente un usuario y contraseña para acceder a estos servícios, esto es así, porque esta aplicación la utilizan varios administradores de fincas, y con el código, la aplicación ya limita el acceso a la información de ese administrador, para despues con el usuario y contraseña tener acceso a la información relativa a nuestra comunidad, y sólo nosotros tendremos acceso a nuestro información privada, bien sean recibos, domiciliaciones bancarias, etc.
Ya que este es un servício que se ofrece a través de internet, lo único que necesito es un acceso a internet. Cada administrador de fincas tiene un sistema distinto de acceso a estos servícios, pero lo más común es que dentro de la página web de nuestro administrador tenga un enlace que ponga Despacho 24 Horas, pero si no lo vé, pregunte a su administrador como accede a ese servício.
Al ser este servício ofrecido por una plataforma contratada por el administrador, nos hemos encontrado con un pero, y es que si bien a través de un ordenador, el acceso a este servició en como en las imágenes vistas arriba, en los teléfonos móviles, al no ser responsive, osea no ser un diseño que se adapta al tamaño de la pantalla, en un teléfono tendremos que ir con el dedo desplazando la pantalla hacia un lado o hacia el otro, para ver toda la información, además de hacia arriba o abajo como en cualquier ordenador.
Los desarrolladores de este servício, han desarrollado una app, aplicación para teléfonos móviles, disponible para android o para iphone, que dispone de las mismas secciones y servícios, pero necesita ser instalada en el teléfono, y tiene otro formato de pantallas.
Para la instación de esta aplicación siga estas instrucciones:
Si quiere ver como funciona la plataforma puede ver un enlace a la demostración para las comunidades de propietarios de la que hemos estado hablando.
Consultar su saldo
Consultar nuestros recibos pendientes de pago, informes de ingresos y gastos relativos a nuestra escalera o comunidad.
En la pestaña de saldos, de este apartado podremos ver el detalle de las cuentas, así como el saldo inicial y el total a fecha de hoy.
En la pestaña de informes, podremos ver los informes de ingresos y gastos, así como la liquidación final del ejercício. También podremos descargarnos dichos informes a nuestro ordenador.
En la pestaña de recibos, podremos consultar los recibos que nuestro administrador ha emitido, podremos también acceder a ellos por mes y año.
Comunicación de averías
En esta sección podremos consultar la situación de las averías de nuestra escalera, así como comunicar a nuestro administrador un aviso de una nueva avería. Así como ver un listado de todas las averías producidas, consultar cuando se produjo una determinada avería, o buscar por fecha para ver las que se produjeron en esa etapa.
Otros servícios que podemos encontrar
También podemos encontrar secciones para cambiar la domiciliación de los recibos, bien pasar a domiciliar un recibo que abonamos al portero, o al administrador. O también cancelar una domiciación bancaria y pasar a abonar los recibos al portero, o administrador, según sean las características de nuestra comunidad.
La solicitud de certificados relativos a nuestra comunidad para la realización de trámites legales, indicándole si es de caracter normal, urgente, o muy urgente, así como si lo queremos por fax, e-mail, carta o concertar una cita para recogerlo.
Existe otro apartado de notificaciones, que puede ser utilizado para comunicar cualquier tipo de incidencia de tipo administrativo relativa a nuestra comunidad a nuestro administrador.
En otra sección de la que dispone este servício, tenemos una sección de noticias en el que el administrador puede colgar cualquier noticia que resulte interesante. Y un tablon de anúncios en el que puede poner, por ejemplo fichas sobre los proovedores de los distintos servícios, fontanería, electricidad, limpieza, automatísmos, ascensores, etc que esten trabajando en nuestra comunidad, o estén asociados al administrador.
¿Que necesito para disponer de este servício?
Al ser un servício que nos da nuestro administrador, y ya que este puede tener desarrollado por si mismo este servício, o tenerlo contratado con una empresa como la que usa GEAFI, necesitamos un administrador que disponga del servicio de despacho virtual 24 horas, y suba la información a internet.
También deberemos solicitar a nuestro administrador un código para obtener posteriormente un usuario y contraseña para acceder a estos servícios, esto es así, porque esta aplicación la utilizan varios administradores de fincas, y con el código, la aplicación ya limita el acceso a la información de ese administrador, para despues con el usuario y contraseña tener acceso a la información relativa a nuestra comunidad, y sólo nosotros tendremos acceso a nuestro información privada, bien sean recibos, domiciliaciones bancarias, etc.
¿Como accedo a este servício?
Ya que este es un servício que se ofrece a través de internet, lo único que necesito es un acceso a internet. Cada administrador de fincas tiene un sistema distinto de acceso a estos servícios, pero lo más común es que dentro de la página web de nuestro administrador tenga un enlace que ponga Despacho 24 Horas, pero si no lo vé, pregunte a su administrador como accede a ese servício.
Al ser este servício ofrecido por una plataforma contratada por el administrador, nos hemos encontrado con un pero, y es que si bien a través de un ordenador, el acceso a este servició en como en las imágenes vistas arriba, en los teléfonos móviles, al no ser responsive, osea no ser un diseño que se adapta al tamaño de la pantalla, en un teléfono tendremos que ir con el dedo desplazando la pantalla hacia un lado o hacia el otro, para ver toda la información, además de hacia arriba o abajo como en cualquier ordenador.
Los desarrolladores de este servício, han desarrollado una app, aplicación para teléfonos móviles, disponible para android o para iphone, que dispone de las mismas secciones y servícios, pero necesita ser instalada en el teléfono, y tiene otro formato de pantallas.
Para la instación de esta aplicación siga estas instrucciones:
- 1. Descargue la app “Despacho24 móvil” desde Google play, o desde su App Store, o bien a través del código QR.
2. Descargue la guía con sencillas instrucciones de uso. Con información de como se usa y distintas imágenes de las pantallas de la aplicación.
- 3. Y ya está en condiciones de gestionar Ingresos, Gastos, Documentos, Averías, etc.
Si tiene más dudas de como funciona este servício no dude en escribirnos un comentario o consultelo en GEAFI.
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